Das Catering ist bei Veranstaltungen wohl einer der Aspekte, der am stärksten im Gedächtnis bleibt. War es besonders gut, erinnert man sich noch lange daran – wenn es besonders schlecht war, leider auch. Daher ist ein gutes Catering-Briefing ein wichtiger Eventbaustein!
(Bild: Carsten Seidel)
Catering kann noch weitaus mehr, als die Gäste satt und zufrieden zu hinterlassen. Es kann begeistern, überraschen, Bindung aufbauen und den Unterschied zwischen „nette Veranstaltung“ und „wow“ machen. Wie bei allen Gewerken ist auch hier ein ausgefeiltes Konzept der Schlüssel zum Erfolg. Wird der Dienstleister frühzeitig in die Planung eingebunden, kann das Catering ideal auf die Veranstaltung abgestimmt werden und es entsteht ein runder Gesamteindruck. Die nötigen Informationen für diese Einbindung liefert das Briefing. Was es beinhalten sollte und worauf man sonst noch bei der Zusammenarbeit mit dem Caterer achten muss, haben zwei Expert:innen aus dem Bereich beantwortet: Konstantina Dagianta, Managing Director bei Kofler & Kompanie, sowie Falko Siecke, Managing Director bei Terra Catering aus Budapest, Kooperationspartner von Lemonpie Eventcatering und dem K21 in Düsseldorf.
Galadinner oder Streetfood? Bodenständig, gehoben, innovativ?
Zunächst einmal muss auch der Cateringdienstleister die allgemeinen Veranstaltungsdaten haben: Titel, Format, Teilnehmerzahl, Ort, Zeitrahmen, Ablauf, Auf- und Abbauplanung sind nur einige davon. Neben Sicherheits-, Brandschutz- und Logistikfragen muss dieses Gewerk insbesondere über Unverträglichkeiten und besondere Anforderungen wie vegetarische und vegane Optionen informiert werden. Ebenfalls essenziell sind laut Konstantina Dagianta das Veranstaltungs- und Food-Konzept, insbesondere die Art der gewünschten Speisen: regional, innovativ, gehoben oder bodenständig? Selbstverständlich müssen auch die Art der Veranstaltung und der „Einnahme“ des Essens festgelegt und kommuniziert werden: Handelt es sich um ein Galadinner oder ein Buffet, soll Front Cooking oder Grillen angeboten werden, oder sind vielleicht Streetfood oder ein Food Market gewünscht? Ist Crewcatering eingeplant und gibt es Wünsche bezüglich Präsentation, Design oder Möbeln? Und schließlich darf wie immer eine klare Ansage zum Budget nicht fehlen.
Exklusivität und Individualität durch Catering ausdrücken
Mit diesen Informationen lässt sich ein Cateringkonzept erstellen, das die Veranstaltung nicht nur begleitet, sondern wirklich mitträgt. Wie bei zahlreichen anderen Gewerken geht auch in diesem Bereich der Trend sehr stark zu mehr Kreativität und konzeptioneller Einbindung. Catering kann Image und Botschaft der Marke transportieren und die Ziele des Events unterstützen: Emotionen, Nachhaltigkeit, Exklusivität und Individualität sind Aspekte, die sich in einem gut ausgearbeiteten Foodkonzept widerspiegeln können. Nicht zu unterschätzen ist Falko Siecke zufolge auch der Unterhaltungsfaktor: „Der anspruchsvolle Gast möchte während eines Galadinners entertaint werden, einen sogenannten ‚instagramable moment‘ haben, möchte überrascht werden.“ Hier müsse der Dienstleister sich von anderen abzuheben verstehen, beispielsweise durch Kreativität, Personalisierung und kleine Aufmerksamkeiten.
Das Catering sollte zum Flair der Veranstaltung passen.
Frühzeitige Einbindung, offene Kommunikation
Damit der Caterer innovative Ideen für das individuelle Event entwickeln kann, sollte er am besten von Anfang an in den Konzeptionsprozess involviert werden. Denn nicht nur das Essen, sondern auch Service, Stil, Bekleidungskonzept und Tischdeko müssen harmonisch auf die anderen Elemente der Veranstaltung abgestimmt werden. Falko Siecke begründet die frühe Einbindung des Caterers damit, dass für den Kunden bei der Veranstaltung häufig das Catering eine zentrale Rolle spiele: „Wenn man genau überlegt, warum der Kunde ein Gala-Event veranstaltet und was ihm dabei wichtig ist, dann ist der Caterer immer an erster Stelle. Daher sollte es auch der Caterer sein, der das Event maßgeblich mitgestalten darf.“
Bei der Kommunikation mit dem Dienstleister empfehlen sowohl Konstantina Dagianta als auch Falko Siecke vor allem Offenheit und Aufrichtigkeit. Wenn die Chemie stimme und man respektvoll, partnerschaftlich und ehrlich miteinander umgehe, müsse man laut Dagianta auch keine Fallstricke oder Missverständnisse fürchten. Falsche oder unrealistische Erwartungen beim Kunden hält sie für unwahrscheinlich: „Ich glaube nicht an falsche Erwartungen, nur an nicht gut durchdachte Events.“ Um diese zu verhindern, solle man als Veranstalter auf professionelle Agenturen und Dienstleister setzen. Und wenn die Location bereits einen festen Caterer hat? „Sollte der Kunde einen anderen Caterer wünschen, muss er ein Buy-out bezahlen oder in den meisten Fällen den festen Caterer der Location in Betracht ziehen.“
Der Dienstleister muss u. a. über die Tischdeko und Anordnung Bescheid wissen.
Visualisierung bei der Kommunikation
Falko Siecke setzt beim Erwartungsmanagement mit dem Kunden auf visuelle Unterstützung. Insbesondere bei internationalen Kunden, die manchmal gar nicht zur Besichtigung vor Ort sein könnten, reiche ein Word-Dokument mit Beschreibungen nicht aus. Stattdessen versuchen er und sein Team, mit Bildern und 2D- und 3D-Floorplans jedes Detail so klar wie möglich darzustellen: Welche Cocktails gibt es, wie wird das Fingerfood serviert, wie sehen Teller, Gläser und Deko aus und wo werden sie platziert? All dies werde digital visualisiert, um dem Kunden Sicherheit zu geben. „Wir müssen dem Kunden das Gefühl geben, genau Bescheid zu wissen, ohne vorher dort gewesen zu sein.“
Dieser Gedanke lässt sich auch auf die Gegenseite übertragen, die das Briefing für den Caterer erstellt: Je anschaulicher man als Kunde oder Konzeptioner:in den gewünschten Charakter der Veranstaltung darstellen kann, desto leichter hat es der Dienstleister, ein passendes Cateringkonzept zu erstellen. Zusammen mit Botschaft, Ziel und Zielgruppe bekommt der Caterer so genügend Informationen, um den Fokus entsprechend der Veranstaltungsart zu legen. Ob Emotionalität, Repräsentation oder Information zentral sind, beeinflusst das Catering mehr, als man vermuten würde. Catering ist heutzutage also um einiges mehr, als nur die Verpflegung der Gäste. Konstantina Dagianta fasst zusammen: „Eine gute Idee, ein maßgeschneidertes Format und ein faszinierender Ansatz: Das schafft Individualität! So gewinnt man Menschen für sich und schafft das perfekte Erlebnis.“
Artikelreihe Briefing
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Grundlagen: Was ist ein Briefing, Re-Briefing, De-Briefing
Das Agenturbriefing und die zugehörige (kostenlose) Checkliste fürs Agenturbriefing
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Briefing für Location, Ausstattung & Deko
Das Moderations-Briefing
Das Messebau-Briefing